Organizacije koje se mogu pohvaliti visokim performansama u upravljanju informacijama neprekidno vrše procene vrednosti i rizika svojih informacija, automatizuju i integrišu radne procese, kako bi upravljali podacima sa kraja na kraj i konstantno vršili nadzor nad podacima sa ciljem da otkriju aktivnosti koje odstupaju od šablona.
Veritas Technologies, lider u oblasti informacionog menadžmenta, predstavio je danas novo istraživanje u kojem otkriva najbolje prakse za uspešno upravljanje informacijama (information governance, IG), omogućavajući organizacijama da izvuku maksimum iz svojih informacija, istovremeno umanjujući rizike i povezane troškove. Istraživanje je pokazalo da 94% organizacija poseduje zvanični program upravljanja informacijama, koji je u aktivnoj upotrebi ili je u nekoj od fazi planiranja. Uprkos tako visokom procentu, samo 40% njih se može pohvaliti visokim performansama kad je reč o upravljanju informacijama.
U saradnji sa poznatom istraživačkom kućom Ipsos, kompanija Veritas je uzorkovala globalni presek profesionalaca iz oblasti IT-a, bezbednosti i prava, iz 481 organizacije, sa ciljem da odredi koje alate i taktike su u upotrebi i koliko se uspešno pokazuju u upravljanju informacijama. Ova najnovija Veritasova studija usledila je posle Global Databerg izveštaja i Indeksa genomike podataka, koji su otkrili da se zbog “eksplozije” informacija organizacije suočavaju sa težim situacijama. Ova dva prethodna istraživanja otkrila su nam da čak 85% svih informacija koje organizacije čuvaju i obrađuju čine takozvani “tamni” podaci (nepoznate vrednosti) ili podaci koji su udvojeni, zastareli ili trivijalni, i da je 41% svih uskladištenih podataka ustajalo (tj. nije im pristupano u protekle tri godine).
“Kako organizacije usvajaju mentalitet sakupljača (“sačuvaj sve”), podaci niske vrednosti se natalože u terabajtima, možda čak i petabajtima, a postaje sve teže pronaći informacije kad su one potrebne, kao i zaštiti svoje osetljive informacije” – kaže Ben Gibson, direktor marketinga u kompaniji Veritas. “Iz tih razloga, kao i zbog regulatornog okruženja koje se sve brže menja i usložnjava, menadžment rizika je prvi razlog što organizacije investiraju u “IG programe” (programe upravljanja informacijama).”
Najveći broj usvojenih alata i taktika je nasleđe “sačuvaj sve” pristupa
Istraživanje je otkrilo da kad organizacije odluče da investiraju u neki od IG programa, suočavaju se sa mnoštvom različitih pristupa koji im se nude. Od 18 alata obuhvaćenih istraživanjem (počev od arhivatorskih rešenja, preko eDiscovery, pa do analize podataka itd.) i 14 taktika (uključujući izradu politika, povraćaja i obuka), svi su dosegli stepen usvojenosti od 60% i više.
Od svih ovih alata i taktika, nekoliko njih se u pogledu zastupljenosti izdvaja širom ispitivanih organizacija. Kad je reč o alatima, 87% ispitanika obuhvaćenih istraživanjem usvojilo je arhiviranje datoteka, a samo jedan procentni poen manje primenjuje arhiviranje e-mailova, što su zapravo alati i tehnologije prvobitno razvijeni da pomognu organizacijama u optimizovanju skladištenja podataka, kako bi se ispratio rapidni rast obima podataka. Sa stanovišta taktika, 88% organizacija izdaje svoje zvanične politike korišćenja podataka, a 84% podučava zaposlene najboljim IG praksama. Obe taktike zahtevaju posvećenost i trud od korisnika, umesto da su automatizovani procesi, tako da je njihova realna primenjivost u praksi niža od očekivane u vremenu u kojem obim podataka raste stopom od 39% godišnje.
Uzimajući u obzir široku rasprostranjenost primenjenih IG alata i taktika, uzorak ispitanika je podeljen na dva segmenta prema efektivnosti IG programa svake od organizacija kojima pripadaju, te su podvrgnuti daljim ispitivanjima. Zanimljivo je što je analiza utvrdila značajne razlike između alata i taktika koje koriste organizacije s niskim (60% ukupne populacije) i one sa visokim performansama kad je reč o upravljanju informacijama.
“Odlikaši” znaju vrednost svojih podataka
Visoko ocenjene organizacije po pitanju upravljanja informacijama su pokazale da pridaju veliku pažnju razumevanju tipova podataka koje skladište i njihovoj relativnoj vrednosti. U istraživanju je otkriveno da 72% organizacija “odlikaša” sprovodi ispitivanje po tipu datoteke kako bi se sprečilo nagomilavanje datoteka koje nisu kritične za poslovanje, pa samim tim i imaju manju vrednost za organizaciju. Sa druge strane 29% organizacija lošijih ocena primenjuje tehniku ispitivanja tipa datoteke. Slično je i sa utrulelim podacima – 66% organizacija sa visokim ocenama meri procenat ROT podataka (redundantnih, zastarelih, trivijalnih). Dodatno, 62% odlikaša pridodaje ocenu rizičnosti podacima koje skladište, ali samo 29% organizacija sa lošim ocenama performansi primenjuje ovu dobru praksu.
“Odlikaši” bolje kontrolišu rast količine podataka
Uzevši u obzir tipove alata i taktika koje su u većoj primeni kod “odlikaša”, nije iznenađenje to što su ove organizacije 39% bolje u brisanju podataka bez ikakve vrednosti i 38% bolje u određivanju vrednosti pojedinačnih podataka. U proseku su visoko ocenjene organizacije 36% bolje od organizacija s lošijim rezultatima, kad je u pitanju kontrolisanje rasta obima podataka.
Svi su identifikovali da je umanjenje rizika najviši prioritet za investiranje u IG program. “Odlikaši” su 22% bolji u planskom umanjenju rizika i znatno bolji u zaštiti svoje organizacije od potencijalnih gubitaka u produktivnosti i finansijskih gubitaka koji se direktno dovode u vezu sa rastom količine informacija.
Na posletku, deluje da što je veći stepen uvida u vrednost podataka kojima organizacije raspolažu, to njeno delovanje može biti proaktivnije i oporavljanje od posledica štetnog događaja brže, a organizacije su efektivnije u smanjenju rizika koje donosi eksplozija informacija.
“Upravljanje Informacijama je brzorastući prioritet za većinu organizacija širom sveta,” ocenio je Šon Pajk (Sean Pike), programski direktor IDC-a zadužen zai sledeću generaciju bezbednosti podataka, eDiscovery i upravljanje informacijama. “Eksplozija informacija je stvorila neodbranjivo rizično okruženje. Organizacijama širom sveta Veritas asistira u određivanju najboljih praksi za pročišćavanje i smanjenje količine njihovih podataka. Tako što razvija radno okruženje za određivanje vrednosti podataka, ustanovljava i nameće primenu politika za rad sa podacima, a i tako što se pobrine da šira organizacija bude usaglašena u cilju smanjenja uticaja rizika po informacije koje je nemoguće u potpuno eliminisati, Veritas omogućava svakoj organizaciji da napravi svoju repliku taktika koje su učinile da organizacije visokih performansi iz ovog novog Veritasovog istraživanja budu toliko efektivne.”
